Planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS e CRISES nas empresas.
ASPECTOS GERAIS
1. Devem ser:
a) Úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham;
b) Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações; objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação;
c) Econômicos – quando o benefício de mantê-lo é maior que o seu custo (custo/benefício).
2. Importância
a) Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);
b) Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que permita a administração agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões.
c) Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil, informações que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa.
d) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades;
Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins:
– cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade, formação política, etc;
– atender às necessidades e expectativas de seus clientes;
– proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades técnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). As pessoas devem saber como são avaliadas e participar desse processo.
3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui:
– Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa;
– Estrutura organizacional adequada;
– Comprometimento com a competência e a eficiência;
– Formação de uma cultura organizacional;
– Estilo e atitude exemplar dos administradores;
– Políticas e práticas adequadas de RH;
– Sistemas adequados.
4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:
1. Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação.
2. Documentação e registros adequados.
3. Segregação de funções.
4. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações.
5. Verificações independentes.
5. Tipos de controles internos
A Exposição de Normas de Auditoria n.º 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.
Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a:
– salvaguarda dos bens, direitos e obrigações;
– fidedignidade dos registros financeiros.
v Exemplos:
– sistema de autorização e aprovação de transações
– princípios de segregação de tarefas
– controles físicos sobre os bens e informações
– custódia de bens e direitos.
Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para:
– eficiência e eficácia operacional;
– obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.
v Exemplos:
– programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;
– métodos de programação e controle de atividades
– sistemas de avaliação e desempenho
– estudos de tempos e movimentos
Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal têm por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erros durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa.