Planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS e CRISES nas empresas.

ASPECTOS GERAIS

1. Devem ser:

a)    Úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham;

b)    Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações; objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação;

c)     Econômicos – quando o benefício de mantê-lo é maior que o seu custo (custo/benefício).

2. Importância

a)    Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);

b)    Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que permita a administração agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões.

c)   Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil, informações que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa.

d) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades;

Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins:

–       cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade, formação política, etc;

–       atender às necessidades e expectativas de seus clientes;

–       proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades técnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). As pessoas devem saber como são avaliadas e participar desse processo.

3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui:

–       Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa;

–       Estrutura organizacional adequada;

–       Comprometimento com a competência e a eficiência;

–       Formação de uma cultura organizacional;

–       Estilo e atitude exemplar dos administradores;

–       Políticas e práticas adequadas de RH;

–       Sistemas adequados.

4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:

1.     Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação.

2.     Documentação e registros adequados.

3.     Segregação de funções.

4.     Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações.

5.     Verificações independentes.

5. Tipos de controles internos

A Exposição de Normas de Auditoria n.º 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.

Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a:

–       salvaguarda dos bens, direitos e obrigações;

–       fidedignidade  dos registros financeiros.

v  Exemplos:

–       sistema de autorização e aprovação de transações

–       princípios de segregação de tarefas

–       controles físicos sobre os bens e informações

–       custódia de bens e direitos.

Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para:

–       eficiência e eficácia operacional;

–       obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.

v  Exemplos:

–       programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;

–       métodos de programação e controle de atividades

–       sistemas de avaliação e desempenho

–       estudos de tempos e movimentos

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal têm por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erros durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa.