CONTROLE INTERNO quinta-feira, nov 20 2008

O controle interno é considerado custo para empresa. Porém, basta identificar alguma fragilidade nos processos e já se aplica a prática a ferro e fogo. Ou então, nem isso. Nas empresas, o fluxo das operações e alguns pontos de verificação dele, como aprovação, relatórios, registros, monitoramento, já caracterizam a ação.

O fato é que todos já praticam controle interno, mas não percebem. Inclusive no dia-a-dia. Seja a simples observação do extrato bancário ou preparo de uma lista de supermercado, onde nela consta o artigo, a quantidade a ser adquirida e, em alguns casos, até o preço pago na última compra. Então, por que temos aversão ao controle?

A necessidade de controle interno somente fica evidente quando ocorre um erro ou até mesmo uma fraude, por questão de relaxamento no processo ou por questão de auto-suficiência e descaso de quem pratica a função de gestão do negócio. Mas quanto vale a imagem de sua empresa quando ocorre uma fraude? Até que valor um engano não afetará o faturamento? Vale à pena vender grandes quantidades e não receber depois? Todos os dias identificamos na mídia ao menos vinte informações de fraudes, estelionatos, desvios de dinheiros e mercadorias e falsificações. Como podemos nos proteger disso?

E, mais uma vez, temos que lembrar as informações que há pelo menos um mês vem aparecendo a respeito da crise global. Muitos ainda se perguntam onde está a tão rígida Lei Sarbanes-Oxley? Governança corporativa existe ou está somente nos livros e normas internas publicadas nas organizações? Todos se perguntam após esta turbulência mundial, como vamos resgatar a confiança nas instituições financeiras e nas grandes corporações?

A adoção de metodologias mais eficazes de políticas internas e processos e, se possível, fortalecer os sistemas de processamento de dados são de suma importância. Controles internos e contábeis são ferramentas de gestão e não de confusão, basta entender qual o apetite de risco do proprietário ou investidor. Afinal, qual o percentual de perda a nossa empresa suporta: 10%, 20%, 30% ou 50%? Vale salientar que, dependendo do problema, a empresa pode até deixar de existir.

O controle interno é importante para a captação e manutenção de clientes, controle de vendas, de compras, de estoque, financeiro, de cobrança, de pagamentos, de impostos (tributário), contábil (balanços), de ativos e derivativos, principalmente este último, de obrigações, dentre outros. Na realidade, tudo isso são os controles do patrimônio da empresa, área onde a sustentação de suas atividades proporciona a manutenção de seus colaboradores e seus respectivos salários e empregos, e dos acionistas da empresa, que espera retorno de seus investimentos.

E mais uma vez perguntamos: vale a pena correr risco?

 

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BALANÇO PATRIMONIAL sábado, ago 2 2008

No balanço patrimonial, as contas deverão ser classificadas segundo os elementos do patrimônio que registrem e agrupadas de modo a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da empresa.

De acordo com o artigo 176, § 1º da Lei 6.404/76, as demonstrações de cada exercício serão publicadas com a indicação dos valores correspondentes das demonstrações do exercício anterior.

PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DO BALANÇO

Ao término do exercício, como se faz em todos os meses, procede-se ao levantamento do balancete de verificação, com o objetivo de conhecer os saldos das contas do razão e conferir sua exatidão.

No balancete são relacionadas todas as contas utilizadas pela empresa, quer patrimoniais quer de resultado, demonstrando seus débitos, créditos e saldos.

As contas do balancete, no fim do exercício, sejam patrimoniais ou de resultado, nem sempre representam, entretanto, os valores reais do patrimônio, naquela data, nem as variações patrimoniais do exercício, porque os registros contábeis não acompanham a dinâmica patrimonial no mesmo ritmo em que ela se desenvolve.

Desta forma, muitos dos componentes patrimoniais aumentam ou diminuem de valor, sem que a contabilidade registre tais variações, bem como muitas das receitas e despesas, recebidas ou pagas durante o exercício, não correspondem realmente aos ingressos e ao custo do período.

Daí a necessidade de se proceder ao ajuste das contas patrimoniais e de resultado, na data do levantamento do balanço, para que elas representem, em realidade, os componentes do patrimônio nessa data, bem como suas variações no exercício.

CONCILIAÇÕES DOS SALDOS CONTÁBEIS

A conciliação consiste, basicamente, na comparação do saldo de uma conta com uma informação externa à contabilidade, de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise.

As fontes de informações mais usuais para verificação dos registros contábeis são os livros fiscais, os extratos bancários, as posições de financiamentos e carteiras de cobranças, as folhas de pagamento, os controles de caixa, etc.

AJUSTES E RECLASSIFICAÇÕES PATRIMONIAIS

Para elaboração do balanço devem ser efetuados vários ajustes e reclassificações nas contas patrimoniais, entre os mais comuns são:

1. na data da elaboração do balanço (geralmente 31 de dezembro), prepara-se o balancete de verificação, da mesma forma ao que se faz mensalmente;

2. confronta-se o saldo de cada conta do razão com os livros auxiliares tais como: livro caixa, contas correntes, registro de duplicatas, fichas de estoques de mercadorias, fichas de controle do ativo permanente;

3. elabora-se o inventário dos materiais, de mercadorias, dos produtos manufaturados, dos produtos em elaboração, dos móveis e utensílios, das máquinas e equipamentos, das duplicatas a receber e a pagar, dos devedores e credores em contas correntes, e de outros componentes patrimoniais suscetíveis de serem inventariados;

4. após elaborar o inventário, confrontam-se seus totais com os saldos das respectivas contas e dos registros específicos de cada bem. Caso sejam constatadas divergências, e apuradas suas causas, deve-se proceder aos ajustes;

5. efetua-se os cálculos de depreciação dos bens, procedendo-se aos respectivos lançamentos. Nas empresas que apuram custos mensais, as depreciações são apropriadas mensalmente;

6. procede-se à regularização das contas de despesas dos exercícios seguintes (seguros a apropriar, assinaturas de periódicos, etc.)

7. apura-se o resultado da conta de mercadorias, transferindo-o para a conta de resultados;

8. ajusta-se outras contas patrimoniais, como os investimentos (cálculo da Equivalência Patrimonial), transferência das parcelas a vencer no exercício seguinte do exigível a longo prazo para o circulante, variações cambiais e monetárias sobre os valores a receber e pagar (do tipo empréstimos bancários), apropriação dos juros sobre aplicações financeiras, etc.

CÁLCULO DAS PARTICIPAÇÕES NO RESULTADO

Algumas empresas destinam parte de seus lucros aos empregados, aos administradores, aos detentores de partes beneficiárias. Tais valores devem ser contabilizados no encerramento do exercício.

PROVISÃO DO IMPOSTO DE RENDA E CONTRIBUIÇÃO SOCIAL SOBRE O LUCRO

Calcula-se a provisão para o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, de acordo com as normas tributárias vigentes, fazendo-se a respectiva contabilização.

(…)

Mais informações na Obra Contabilidade Comentada

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CONTABILIDADE quinta-feira, jul 17 2008

CONTABILIDADE

É a ciência que estuda e pratica, controla e interpreta os fatos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a demonstração expositiva e a revelação desses fatos, com o fim de oferecer informações sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza econômica.

(Prof. Hilário Franco)

A Contabilidade permite o controle da movimentação do Patrimônio das empresas. O Patrimônio de uma empresa é movimentado em função dos acontecimentos diários, tais como compras, vendas, pagamentos, recebimentos etc.

Registrando esses acontecimentos, a Contabilidade terá condições de fornecer informações sobre a situação do Patrimônio, sempre que solicitada.

FUNÇÕES

As principais funções da Contabilidade são: registrar, organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as modificações do patrimônio em virtude da atividade econômica ou social que a empresa exerce no contexto econômico.

Registrar: todos os fatos que ocorrem e podem ser representados em valor monetário;

Organizar: um sistema de controle adequado à empresa;

Demonstrar: com base nos registros realizados, expor periodicamente por meio de demonstrativos, a situação econômica, patrimonial e financeira da empresa;

Analisar: os demonstrativos podem ser analisados com a finalidade de apuração dos resultados obtidos pela empresa;

Acompanhar: a execução dos planos econômicos da empresa, prevendo os pagamentos a serem realizados, as quantias a serem recebidas de terceiros, e alertando para eventuais problemas.

FINALIDADES

A finalidade básica da Contabilidade é o acompanhamento das atividades realizadas pela empresa, no sentido indispensável de controlar o comportamento de seus patrimônios, na função elaboração e comparação dos resultados obtidos entre períodos analisados.

A contabilidade faz o registro metódico e ordenado dos negócios realizados e a verificação sistemática dos resultados obtidos. Ela deve identificar, classificar e anotar as operações da entidade e de todos os fatos que de alguma forma afetam sua situação econômica, financeira e patrimonial.

Com esta acumulação de dados, convenientemente classificados, a Contabilidade procura apresentar de forma ordenada, o histórico das atividades da empresa, a interpretação dos resultados, e através de relatórios produzir as informações que se fizerem precisas para o atendimento das diferentes necessidades.

As finalidades fundamentais da Contabilidade referem-se à orientação da administração das empresas no exercício de suas funções. Portanto a Contabilidade é o controle e o planejamento de toda e qualquer entidade sócio-econômica.

Controle: a administração através das informações contábeis, via relatórios pode certificar-se na medida do possível, de que a organização está agindo em conformidade com os planos e políticas determinados.

Planejamento: a informação contábil, principalmente no que se refere ao estabelecimento de padrões e ao inter-relacionamento da Contabilidade e os planos orçamentários, é de grande utilidade no planejamento empresarial, ou seja, no processo de decisão sobre que curso de ação deverá ser tomado para o futuro.

Todo e qualquer levantamento de informações administrativas e gerenciais deve ter como alicerce a Contabilidade.  Relatórios baseados em informações nas quais não são provenientes dos livros contábeis são meros especulativos, pois não refletem a realidade da empresa, não têm consistência, não têm amparo na escrituração, não podem ser usados como prova contábil, são inexatos.

Somente os dados retirados dos livros contábeis merecem boa-fé, tanto para fins comerciais, tributários, civis e principalmente para decisões judiciais.

ÁREAS DE ATUAÇÃO EM GERAL

Fiscal: auxilia na elaboração de informações para os órgãos fiscalizadores, do qual depende todo o planejamento tributário da entidade.

Pública: é o principal instrumento de controle e fiscalização que o governo possui sobre todos os seus órgãos. Estes estão obrigados à preparação de orçamentos que são aprovados oficialmente, devendo a Contabilidade pública registrar as transações em função deles, atuando como instrumento de acompanhamento dos mesmos. A Lei nº 4.320/64, constituindo-se na carta magna da legislação financeira do País, estatui normas gerais para a elaboração e controle dos orçamentos e balanços públicos.

Gerencial: auxilia a administração na otimização dos recursos disponíveis na entidade, através de um controle adequado do patrimônio e dos custos.

Financeira: elabora e consolida as demonstrações contábeis para disponibilizar informações aos usuários externos.

Auditoria: compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações, internas e externas, relacionadas com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão destes registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes.

Perícia Contábil: elabora laudos em processos judiciais ou extrajudiciais sobre organizações com problemas financeiros causados por erros administrativos.

ÁREAS DE ATUAÇÃO ESPECÍFICA

Análise Econômica e Financeira de Projetos: elabora análises, através dos relatórios contábeis, que devem demonstrar a exata situação patrimonial de uma entidade.

Ambiental: informa o impacto do funcionamento da entidade no meio ambiente, avaliando os possíveis riscos que suas atividades podem causar na qualidade de vida local.

Atuarial: especializada na Contabilidade de empresas de previdência privada e em fundos de pensão.

Social: informa sobre a influência do funcionamento da entidade na sociedade, sua contribuição na agregação de valores e riquezas, além dos custos sociais.

Agrobusiness: atua em empresas com atividade agrícola de beneficiamento in-loco dos produtos naturais.

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