Utilizo os aplicativos Evernote e Toodledo para gerenciar os projetos, próximas ações, tarefas delegadas e agendas, o Google Calendar para gerenciar prazos.

Como fazer:

No Toodledo – utilizar Pastas para os Projetos, Tarefas para as Ações e o Status (Next Action) para denotar que se trata de uma próxima ação de cada projeto. Este método requer a revisão de todas as tarefas em uma pasta depois que uma ação é concluída para determinar a “próxima ação”, a revisão será útil para determinar o que fazer a seguir. Pode ser mais útil determinar a sequência antes do tempo, deixar sem DUE DATE, e ir preenchendo conforme a necessidade. Um projeto não é rígido, assim sempre poderão ser incluídas novas tarefas ou mesmo excluídas.

No Evernote – uma pilha de cadernos chamada “Projetos” e, dentro dela, um caderno para cada projeto. O nome de cada caderno descreve o projeto. Para achar o melhor nome para o projeto, defina o resultado desejado porque, através dele, consegue-se nomear melhor o título.

Utilize uma NOTA para o plano de cada projeto. Respondendo as perguntas 5W2H.

Título da NOTA será sempre iniciado com PROJETO TAL, deverá lincar com a PASTA do Projeto a que se relaciona.

Organização do projeto -> trata-se de uma “lista do que precisa ser feito”, um toró de idéias, o que é diferente de próximas ações. Utilizar a ferramenta OUTLINES do Toodledo.

Próximas ações definidas

Uma vez por semana você vai revisar seus projetos. Passe as próximas ações definidas que você poderá trabalhar naquela semana para a lista de próximas ações por contextos (sim, duplicando) ao fazer a revisão semanal.