A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DA GESTÃO
Carlos José Pedrosa
UMA DIFÍCIL REALIDADE
A área contábil é uma das mais críticas, visto que ali se encontram todos os registros da vida de uma empresa. As oscilações do dia-a-dia, as operações, os resultados sistematicamente registrados e analisados, mostram o desempenho, os fortes e fracos de uma organização.
A contabilidade facilita as ações, fornecendo as coordenadas de acordo com o desempenho medido. Entretanto, ainda encontramos empresários que olham a contabilidade apenas como burocracia, não vendo nela nenhum benefício. Isso decorre da falta de informação, já que o empresário, de início, precisa saber comprar e vender, mas não é obrigado a conhecer contabilidade. Por isso mesmo existem cursos rápidos de “contabilidade para não contadores”, como forma de combater a desinformação.
Também há aqueles que, justamente por falta de um registro adequado e uma análise objetiva, confundem margem de contribuição com lucro. Pior, é muito comum a inexistência de um plano de contas adequado, que permita o registro sistemático das operações e a apuração dos custos em bases técnicas. Quando muito, existe um elenco de contas para o registro contábil e uma única conta – ou algumas poucas – para o registro dos custos como “produção em andamento”. Em geral, acumula-se os totais de mão-de-obra, de materiais e de gastos gerais, daí aplicando-se tudo pelo custo médio: hora trabalhada, materiais aplicados e gastos gerais rateados sem nenhum critério técnico.
E quando se aplica a média de muitas coisas diferentes, o resultado poderá ser a ineficiência oculta de coisas diferentes. Assim, as empresas registram mal, apuram mal, calculam mal os seus preços, e, em conseqüência, vendem mal. Nessas condições, não podem mesmo produzir bons resultados. Mas quem paga o pato é a contabilidade.
O QUE É UM PLANO DE CONTAS
O plano de contas é uma peça mais ampla, utilizada pela boa técnica contábil, trazendo um conjunto de normas compondo o sistema contábil de uma determinada organização. Estabelece a conduta que deve reger a escrituração contábil, através da exposição das contas com seus títulos, códigos, funções, funcionamento, registro, grupamentos, relacionamento entre as contas e os grupos, análises, etc.
Não é um simples elenco de contas, que não proporciona nenhuma orientação. Assim como um exército em campanha segue um plano de operações, e não um elenco de ações, na guerra dos negócios a contabilidade segue um plano de contas, para que todos os dados sejam adequadamente registrados, analisados e interpretados.
SOBRE OS CUSTOS
Seu propósito básico é o de registrar, determinar e informar os custos operacionais e as condições que ocorreram no curso da manufatura e montagem de produtos e serviços da empresa. Ocupa-se essencialmente do registro dos custos de mão-de-obra, material e gastos gerais de fabricação de acordo com a unidade ou unidades mais significativas de medida.
O valor real da contabilidade de custos está na sua capacidade de prover dados de custos significativos, com presteza suficiente para permitir, aos diretores, gerentes e a seus subordinados, tomar rapidamente ações corretivas, quando forem encontradas situações desfavoráveis ou quando houver oportunidades favoráveis de mudanças.
A contabilidade de custos industriais tem uma função mais dinâmica, não devendo se restringir aos relatos dos custos históricos muito depois de terem ocorrido, quando talvez já não tenham tanta utilidade.
Assim, torna-se imprescindível a elaboração ou reestruturação do plano de contas e do sistema de custos, dotando a organização de instrumentos adequados ao seu porte e ao tipo de negócio, de modo a permitir um efetivo gerenciamento e um apropriado controle do patrimônio, dos custos e da lucratividade. Essa adequação deverá levar em conta o nível de detalhamento necessário para atender as necessidades específicas de cada organização.
INFORMAÇÕES CONFIÁVEIS
Os elementos dos custos de mão-de-obra, material e gastos gerais de fabricação podem ser colhidos e relatados em diversas bases, como: em toda a companhia, por divisão, por fábrica, por departamento, por centro de custos, por função, por linha de produção, por máquina, por homem, por turno, por método de manufatura, por operação, por componente, por submontagem e montagem, por produto, por linha de produto, por cargo, por ordem de manufatura ou lote (ou por outra unidade de medida, como tonelada, tambor, galão, metro, peça, etc.), por dia, semana, mês, trimestre ou ano, por projeto ou por programa, por cliente ou, ainda, por outras bases, como os custos-padrão, variando de empresa para empresa.
PLANOS ADEQUADOS AO NEGÓCIO
Com um sistema adequadamente planejado, é possível determinar o custo real, numa determinada data, de um tipo de mão-de-obra, por homem, no turno da noite (ou do dia), numa operação particular, numa peça específica, numa dada máquina, na área de um certo mestre, num certo departamento, numa determinada fábrica, usando uma preparação ou método particular e determinar um custo comparativo em relação a qualquer outra alternativa ou padrão escolhido.
Embora nem sempre haja necessidade de tais relatórios em profundidade, um sistema de custos bem planejado, com codificação adequada das contas de material e folhas de operação, identificação de operário, máquina e departamento, contagem de tempo ou cartão de produção, fornece a capacidade de desenvolver os custos de material e mão-de-obra em qualquer nível de detalhe requerido.
O método dos custos-padrão permitem um acompanhamento rigoroso em seu confronto com o realizado, destacando-se as variações (desvios) para preço e quantidade de matéria-prima; salário e eficiência de mão-de-obra; eficiência, volume e absorção de despesas indiretas de fabricação; tempo de operação; taxa de absorção das diferenças, etc.
A contabilidade deve ter condições de municiar a administração com as informações necessárias a um acompanhamento sistemático das operações. E fará isso através de relatórios gerenciais, no tempo requerido e com informações objetivas. Um bom demonstrativo deve analisar o desempenho em termos de resultados de vendas e custos, fixos e variáveis: realizado no período (mês, por exemplo), acumulado, orçado acumulado e a variação real x orçado.
Considerando a situação atual, poderá trazer simulações que levem em conta, por exemplo, aumento no volume (produção e vendas), redução nos custos, aumento ou redução de preços, etc. Igualmente, uma análise dos custos dos produtos fabricados e dos produtos vendidos terá ampla utilidade para a correção de rumos. O planejamento do fluxo de caixa, levando em conta dados históricos e os valores previstos, também será facilitado pelos registros e pelas práticas contábeis. A escolha sobre como tratar o “leão” também será beneficiada.
A análise das diversas situações, com base nos registros contábeis, permitirá à empresa optar pelo regime que lhe for mais favorável: lucro real/presumido, PIS/Cofins, etc. Uma análise da lucratividade (operacional, final, etc.) deve trazer uma comparação com períodos anteriores, assim como a evolução do endividamento, as vendas em relação aos recursos próprios, os índices de liquidez (corrente, seco e absoluto), a rentabilidade do capital próprio, a estrutura das fontes de recursos, garantia do capital de terceiros e mais uma série de itens a serem observados. Se a contabilidade não informa nada disso, está precisando de uma profunda reestruturação.
Com os modernos sistemas de contabilidade por computador, é possível a montagem de um plano adequado, a um custo razoável, de modo a permitir que a gerência adote as medidas corretivas necessárias. A verdadeira questão a ser resolvida não é “o que poderei obter da contabilidade?”, mas “quais informações preciso para controlar a operação de forma adequada e melhorá-la?” Essa informação poderá ser fornecida prontamente por um bom sistema contábil e de custos. E quando juntamos contabilidade geral e custos, o resultado é altamente produtivo.
Com adequados sistemas de contabilidade e custos, a empresa terá condições de controlar sua atividade, economizando nos custos e aumentando sua lucratividade mais do que o custo dos sistemas necessários, com uma excelente relação custo x benefício. A contabilidade é um ótimo instrumento de gestão. Bem utilizada, poderá suprir a empresa com todos os subsídios necessários a uma eficiente administração. Parodiando o pessoal da propaganda, podemos dizer, com justiça, que a contabilidade é a verdadeira alma do negócio. Com todos esses benefícios irrefutáveis, não se poderá dizer que a contabilidade é apenas burocracia. Tudo é uma questão de visão. Ou de oftalmologia.
Carlos José Pedrosa é catarinense de Biguaçu, radicado em Alagoas. Tem formação em contabilidade, sendo um profissional autônomo oriundo da iniciativa privada. Com mais de 40 anos de atuação em banco, na indústria siderúrgica, metalúrgica, mecânica e de laticínios, no comércio, no setor jornalístico, em estatal de abastecimento e no setor público – www.cjpedrosa.webcontabil.com.br.
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