AUDITORIA – ESTOQUES EM GERAL terça-feira, jan 27 2009

1.   AVALIAÇÃO  DE  CONTROLES  INTERNOS – sugestão de Lista de Verificação

1.1   Estoques

a) A empresa está organizada no sentido de controle e vigilância permanente de seus estoques, quanto à guarda e movimentação (descrever os controles existentes, indicando ou anexando normas, formulários em uso, n.º de vias e sua destinação, etc.) ?

b) Os estoques mantidos pela empresa estão sob controle e responsabilidade de pessoal adequado (indicar as espécies e os responsáveis) ?

c)  Os locais de armazenagem ou estocagem são adequados quanto a:

c.1 – roubo, fogo, perdas, extravios, etc.?

c.2 – inacessibilidade de terceiros, não autorizados ?

d) Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as saídas de estoques sem documentação suficiente e aprovada?

e) São adotados registros ou fichas para controle dos estoques (indicar as classes ou tipos de estoques sujeitos ou não ao controle) ? Tais registros ou fichas:

e.1 –    são utilizados para indicação de máximos e mínimos de estoques (caso     contrário, indicar onde são registradas essas informações) ?

e.2 –    registram movimentação e saldos em quantidades e valores (controle físico e financeiro) ?

e.3 –    registram custo unitário (indicar método utilizado) ?

e.4 –    têm sua movimentação integrada à contabilidade ?

f) Os registros ou fichas mencionados são escriturados por pessoal (indicar por quem):

f.1 –    que não tem acesso às existências ?

f.2 –    que não autoriza movimentação dos estoques ?

f.3 –    que não tem acesso aos controles e registros contábeis e de custos ?

g) O responsável por revisões e aprovações de ajuste ou correções de erros nos registros ou fichas de estoques é independente das funções de (indicar quem é o responsável) :

g.1 – custódia das existências ?

g.2 – registros da movimentação das mesmas ?

h)  As existências indicadas pelos registros ou fichas de estoques são balanceadas mensalmente com as contas da contabilidade ?

h.1 – as diferenças são investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas, e contêm aprovação do contador os lançamentos dos ajustes (indicar quem efetua a conciliação) ?

h.2 – os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque, são efetuados à vista de documentação aprovado nos termos da letra “g”, anterior ?

i)   Quanto aos estoques imprestáveis, deteriorados, obsoletos, etc.:

i.1 -são  baixados  dos  registros  ou fichas de estoque e da contabilidade mediante autorização de pessoal responsável, não ligado à custódia e registros dos mesmos (indicar quem autoriza) ?

i.2 -são  sucateados  para  venda  e,  recuperáveis ou não, são controlados fisicamente (indicar por quem e como se processa o controle) ?

j) As posições dos estoques são revisadas , periodicamente, no sentido de (indicar por quem, freqüência e data da última revisão) :

j.1 -determinar existências excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotação (em função de máximos e mínimos, níveis de produção ou outras medidas) ?

j.2 -conferência contra posições de levantamentos físicos, fora das épocas do inventário anual ?

k)    Existem registros adequados para controle dos estoques próprios ou de terceiros (indicar quais e quem os processa) :

k.1 –  transferidos para industrialização, consignação, etc.?

k.2 – recebidos para industrialização, consignação, etc. ?

k.3 – em trânsito ?

l) Os  referidos  estoques em poder de terceiros são verificados periodicamente, bem como são devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergências, fora das épocas do inventário anual (indicar por quem, freqüência e data da última verificação), por meio de :

l.1 –  contagens nos estabelecimentos de terceiros ?

l.2 –  pedidos de confirmação emitidos aos estabelecimentos de terceiros ?

l.3 –  outros procedimentos alternativos (indicar quais) ?

m)  Quanto às entradas de materiais, produtos ou mercadorias :

m.1 – são registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatórios ou boletins de recepção, numerados tipograficamente ?

m.2 – os relatórios ou boletins de recepção são controlados quanto à  seqüência numérica e indicam quantidades e aprovação do controle de qualidade ?

m.3 – os relatórios ou boletins de recepção que acusem devoluções de vendas são conferidas e aprovados por pessoal qualificado da área de vendas (indicar por quem) ?

m.4 – os produtos prontos são lançados nos registros ou fichas de estoque com base em relatórios de produção numerados tipograficamente, controlados quanto à seqüência numérica e aprovados por pessoal qualificado da área de produção (indicar por quem) ?

n)  Quanto às saídas de materiais, produtos ou mercadorias :

n.1 – as entregas são feitas somente com base em requisições ou ordens de expedição autorizadas e numeradas tipograficamente (indicar quem aprova as requisições) ?

n.2 –  é controlada a seqüência numérica dos referidos documentos (indicar

quem controla) ?

n.3 -os procedimentos existentes garantem que toda a saída é registrada (descrevê-los) ?

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Aprova a NBC T 11.3 – Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria. terça-feira, jun 3 2008

Resolução CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC nº 1.024 de 15.04.2005

D.O.U.: 09.05.2005

Aprova a NBC T 11.3 – Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria.

O Conselho Federal de Contabilidade, no exercício de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando que as Normas Brasileiras de Contabilidade e suas Interpretações Técnicas constituem corpo de doutrina contábil, que estabelece regras de procedimentos técnicos a serem observadas quando da realização de trabalhos;

Considerando a constante evolução e a crescente importância da auditoria, que exige atualização e aprimoramento das normas endereçadas a sua regência, de modo a manter permanente justaposição e ajustamento entre o trabalho a ser realizado e o modo ou o processo dessa realização;

Considerando que a forma adotada de fazer uso de trabalhos de instituições com as quais o Conselho Federal de Contabilidade mantém relações regulares e oficiais está de acordo com as diretrizes constantes dessas relações;

Considerando que o Grupo de Estudo para Auditoria instituído pelo Conselho Federal de Contabilidade, em conjunto com o IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, atendendo ao que está disposto no Art. 3º da Resolução CFC nº 751, de 29 de dezembro de 1993, que recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 980, de 24 de outubro de 2003, elaborou a NBC T 11.3 – Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria;

Considerando que por se tratar de atribuição que, para adequado desempenho, deve ser empreendida pelo Conselho Federal de Contabilidade em regime de franca, real e aberta cooperação com o Banco Central do Brasil (Bacen), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), o Ministério da Educação, a Secretaria Federal de Controle, a Secretaria da Receita Federal, a Secretaria do Tesouro Nacional e a Superintendência de Seguros Privados,

Resolve:

Art. 1º Aprovar a NBC T 11.3 – Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, quando ficará revogado o item 11.1.3. da NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis, publicada no DOU em 21 de janeiro de 1998, seção 1, páginas 47 a 49.

NORMA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE

NBC T 11 – NORMAS DE AUDITORIA INDEPENDENTE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS

NBC T 11.3 – PAPÉIS DE TRABALHO E DOCUMENTAÇÃO DA AUDITORIA

11.3.1. CONSIDERAÇÕES GERAIS

11.3.1.1. Esta norma estabelece procedimentos e critérios relativos à documentação mínima obrigatória a ser gerada na realização dos trabalhos de auditoria das demonstrações contábeis.

11.3.1.2. O auditor deve documentar as questões que foram consideradas importantes para proporcionar evidência, visando a fundamentar seu parecer da auditoria e comprovar que a auditoria foi executada de acordo com as Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis.

11.3.1.3. Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria.

Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam.

11.3.1.4. Os papéis de trabalho destinam-se a:

a) ajudar, pela análise dos documentos de auditorias anteriores ou pelos coligidos quando da contratação de uma primeira auditoria, no planejamento e na execução da auditoria;

b) facilitar a revisão do trabalho de auditoria; e

c) registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente.

11.3.2. FORMA E CONTEÚDO DOS PAPÉIS DE TRABALHO

11.3.2.1. O auditor deve registrar nos papéis de trabalho informação relativa ao planejamento de auditoria, a natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos aplicados, os resultados obtidos e as suas conclusões da evidência da auditoria. Os papéis de trabalho devem incluir o juízo do auditor acerca de todas as questões significativas, juntamente com a conclusão a que chegou, inclusive nas áreas que envolvem questões de difícil julgamento.

11.3.2.2. A extensão dos papéis de trabalho é assunto de julgamento profissional, visto que não é necessário nem prático documentar todas as questões de que o auditor trata. Entretanto, qualquer matéria que, por ser relevante, possa influir sobre o seu parecer, deve gerar papéis de trabalho que apresentem as indagações e as conclusões do auditor. Ao avaliar a extensão dos papéis de trabalho, o auditor deve considerar o que seria necessário para proporcionar a outro auditor, sem experiência anterior com aquela auditoria, o entendimento do trabalho executado e a base para as principais decisões tomadas, sem adentrar os aspectos detalhados da auditoria.

11.3.2.3. A forma e o conteúdo dos papéis de trabalho podem ser afetados por questões como:

a) natureza do trabalho;

b) natureza e complexidade da atividade da entidade;

c) natureza e condição dos sistemas contábeis e de controle interno da entidade;

d) direção, supervisão e revisão do trabalho executado pela equipe técnica;

e) metodologia e tecnologia utilizadas no curso dos trabalhos.

11.3.2.4. Os papéis de trabalho são elaborados, estruturados e organizados para atender às circunstâncias do trabalho e satisfazer às necessidades do auditor para cada auditoria.

11.3.2.5. Os papéis de trabalho padronizados podem melhorar a eficácia dos trabalhos, e sua utilização facilita a delegação de tarefas, proporcionando meio adicional de controle de qualidade. Entre os papéis de trabalho padronizados, encontram-se, além de outros: listas de verificação de procedimentos, cartas de confirmação de saldos, termos de inspeções físicas de caixa, de estoques e de outros ativos.

11.3.2.6. O auditor pode usar quaisquer documentos e demonstrações preparados ou fornecidos pela entidade, desde que avalie sua consistência e se satisfaça com sua forma e conteúdo.

11.3.2.7. Os papéis de trabalho, além de outros mais específicos, incluem:

a) informações sobre a estrutura organizacional e legal da entidade;

b) cópias ou excertos de documentos legais, contratos e atas;

c) informações sobre o setor de atividades, ambiente econômico e legal em que a entidade opera;

d) evidências do processo de planejamento, incluindo programas de auditoria e quaisquer mudanças nesses programas;

e) evidências do entendimento, por parte do auditor, do sistema contábil e do controle interno, e sua concordância quanto à eficácia e adequação;

f) evidências de avaliação dos riscos de auditoria;

g) evidências de avaliação e conclusões do auditor e revisão sobre o trabalho da auditoria interna;

h) análises de transações, movimentação e saldos de contas;

i) análises de tendências, coeficientes, quocientes, índices e outros indicadores significativos;

j) registro da natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria e seus resultados;

k) evidências de que o trabalho executado pela equipe técnica foi supervisionado e revisado;

l) indicação de quem executou e revisou os procedimentos de auditoria e de quando o fez;

m) detalhes dos procedimentos relativos às demonstrações contábeis auditadas por outro auditor;

n) cópias de comunicações com outros auditores, peritos, especialistas e terceiros;

o) cópias de comunicações à administração da entidade, e suas respostas, em relação aos trabalhos, às condições de contratação e às deficiências constatadas, inclusive no controle interno;

p) cartas de responsabilidade da administração;

q) conclusões do auditor acerca de aspectos significativos, incluindo o modo como foram resolvidas ou tratadas questões não usuais;

r) cópias das demonstrações contábeis, assinadas pela administração da entidade e pelo contabilista responsável, e do parecer e dos relatórios do auditor.

11.3.2.8. No caso de auditorias realizadas em vários períodos consecutivos, alguns papéis de trabalho, desde que sejam atualizados, podem ser reutilizados, diferentemente daqueles que contêm informações sobre a auditoria de um único período.

11.3.3. CONFIDENCIALIDADE, CUSTÓDIA E PROPRIEDADE DOS PAPÉIS DE TRABALHO

11.3.3.1. O auditor deve adotar procedimentos apropriados para manter a custódia dos papéis de trabalho pelo prazo de cinco anos, a partir da data de emissão do seu parecer.

11.3.3.2. A confidencialidade dos papéis de trabalho é dever permanente do auditor.

11.3.3.3. Os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do auditor. Partes ou excertos destes podem, a critério do auditor, ser postos à disposição da entidade.

11.3.3.4. Os papéis de trabalho quando solicitados por terceiros somente podem ser disponibilizados após autorização formal da entidade auditada, de acordo com a NBC P 1.6.

11.3.4. DAS SANÇÕES

11.3.4.1. A inobservância desta norma constitui infração disciplinar, sujeita às penalidades previstas nas alíneas “c”, “d” e “e” do art. 27 do Decreto-Lei nº 9.295, de 27 de maio de 1946, e, quando aplicável, ao Código de Ética do Profissional Contabilista.

Ata CFC nº 870

ANTÔNIO CARLOS DÓRO

Presidente do Conselho

Em exercício

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