Gestão por processos: 5 passos para o sucesso e algumas armadilhas! sábado, ago 23 2008

Falar em processos é quase sinônimo de falar em eficiência, redução de custos e qualidade, por isso é o assunto é recorrente na agenda de qualquer executivo. O atual dinamismo das organizações, aliado ao peso cada vez maior que a tecnologia exerce nos negócios, vem fazendo com que o tema processos e, mais recentemente, gestão por processos (Business Process Management, ou BPM) seja discutido e estudado com crescente interesse pelas empresas. Os principais fatores que têm contribuído para essa tendência são:

• o aumento da demanda de mercado vem exigindo desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços de forma mais ágil e rápida;

• com a implantação de sistemas integrados de gestão, os chamados ERPs, existe a necessidade prévia de mapeamento dos processos. Entretanto é muito comum a falta de alinhamento entre processos, mesmo depois da implantação sistema;

• as regras e procedimentos organizacionais se mostram cada vez mais desatualizados, devido ao ambiente de constante mudança. Em tal situação, erros são cometidos ou decisões são postergadas por falta de uma orientação clara;

• a maior freqüência de entrada e saída de profissionais (turnover) tem dificultado a gestão do conhecimento e a documentação das regras do negócio, gerando maior dificuldade como na integração e no treinamento de novos colaboradores

Os efeitos dessas e outras situações têm levado um número crescente de empresas a buscar uma nova forma de gerenciar seus processos. Muitas começam pelo desenvolvimento e revisão das normas da organização ou ainda pelo mapeamento de processos. Entretanto, fazer isso de imediato é “colocar o carro na frente dos bois”.

Em vez disso, o ponto de partida inicial é identificar os processos relevantes e como devem ser operacionalizados com eficiência. Questões que podem ajudar nesta análise são:

• qual a dimensão ideal da equipe para a execução e o controle dos processos?

• qual o suporte adequado de ferramentas tecnológicas?

• quais os métodos de monitoramento e controle do desempenho a serem utilizados?

• qual é o nível de integração e interdependência entre processos?

A resposta a essas questões representa a adoção de uma visão abrangente por parte da organização sobre os seus processos e sobre como estão relacionados. Essa visão é o que chama de uma abordagem de BPM. Sua implantação deve considerar no mínimo cinco diferentes passos fundamentais:

1. tradução do negócio em processos: é importante definir quais são os processos mais relevantes para a organização e aqueles que os apóiam. Isso é possível a partir do entendimento da visão estratégica, de como se pretende atuar e quais os diferenciais atuais e desejados. Com isso, é possível construir o mapa geral de processos da organização;

2. mapeamento e detalhando os processos: a partir da definição do mapa geral de processos, inicia-se a priorização dos processos que serão detalhados. O mapeamento estruturado, com a definição de padrões de documentação, permite uma análise de todo o potencial de integração e automação possível. De forma complementar, são identificados os atributos dos processos, o que permite, por exemplo, realizar estudos de custeio das atividades que compõe o processo ou, ainda, dimensionar o tamanho da equipe que deverá realizá-lo;

3. definição de indicadores de desempenho: o objetivo do BPM é permitir a gestão dos processos, o que significa medir, atuar e melhorar! Assim, tão importante quanto mapear os processos é definir os indicadores de desempenho, além dos modelos de controle a serem utilizados;

4. geração de oportunidades de melhoria: a intenção é garantir um modelo de operação que não leve ao retrabalho, perda de esforço e de eficiência, ou que gere altos custos ou ofereça riscos ao negócio. Para tal, é necessário identificar as oportunidades de melhoria, que, por sua vez, seguem quatro alternativas básicas: incrementar, simplificar, automatizar ou eliminar. Enquanto na primeira se busca o ganho de escala, na última busca-se a simples exclusão da atividade ou a sua transferência para terceiros;

5. implantação de um novo modelo de gestão: o BPM não deve ser entendido como uma revisão de processos. A preocupação maior é assegurar melhores resultados e, nesse caminho, trata-se de uma mudança cultural. É necessária maior percepção das relações entre processos. Nesse sentido, não basta controlar os resultados dos processos, é preciso treinar e integrar as pessoas visando gerar fluxo de atividades mais equilibrado e de controles mais robustos.

É por causa desse último passo que a implantação de BPM deve ser tratada de maneira planejada e orientada a resultados de curto, médio e longo prazos.

Como já dissemos, o BPM representa uma visão bem mais abrangente, na qual a busca por ganhos está vinculada a um novo modelo de gestão. Colocar tal modelo em prática requer uma nova forma de analisar e decidir como será o dia-a-dia da organização de hoje, amanhã, na semana que vem, no próximo ano e assim por diante…

01/07/2008

Marcelo Raducziner – Sócio-Diretor Compass International

email: marceloraducziner@compassbr.com.br

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Administração do Tempo segunda-feira, jun 9 2008

Hoje em dia conciliar a vida pessoal e profissional está cada vez mais difícil. O tempo parece estar cada vez mais escasso, logo nada melhor do que aprender a administrar o tempo para viver com qualidade. A administração do tempo não é tarefa fácil mas necessária, e exige muita disciplina e persistência. Todos nós temos o mesmo tempo, 24 horas por dia, o diferencial se faz justamente na organização, entretanto antes de começar a tentar ajustar o seu tempo é necessário identificar os pontos que atrapalham o desenvolvimento das atividades, e assim afastar a ameaça do estresse.

Uma das principais medidas é combater o desperdício de tempo causado por diversos fatores, tais como: deixar tudo para ultima hora, desperdício de energia com antecipação dos problemas, não delegar tarefas, dificuldade de dizer não e sobrecarregar-se com tarefas alheias ou desnecessárias.

Você que é empresário deve se colocar como empreendedor e sempre ter como objetivo buscar novas oportunidades de negócio e gerar fluxo no caixa. A falta de administração do tempo resulta no baixo fluxo de caixa e ainda compromete a qualidade de vida de todos, ou seja, administrar o tempo é dinheiro para as empresas e qualidade de vida para as pessoas. Empresas onde os funcionários e a direção não se preocupam com a organização do tempo geralmente acumula um alto nível de estresse, alta incidência de faltas e queda na produtividade. A qualidade de vida está ligada diretamente ao tempo dedicado para o trabalho e lazer, saber dosar é sábio.

O fato é que o dia é distribuído igualmente para todos. Para uns isso é muito, para outros, muito pouco. Não há receita de bolo pronta para todos as dificuldades administrativas, mas com certeza existe orientação direcionada para aprimorar e contribuir para o crescimento das organizações. A administração sempre tem como objetivo contribuir para a minimização dos custos e prejuízos empresariais e pessoais, lembrando sempre da importância da saúde financeira tanto das pessoas como para as organizações. É salutar enfatizar que pessoas saudáveis é sinônimo de empresas saudáveis e produtivas.

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Amyr Klink: “ O talento é possível para qualquer um” domingo, jun 8 2008

Conhecido internacionalmente pelas viagens solitárias cruzando oceanos e percorrendo rotas muitas vezes impossíveis de se imaginar serem realizadas, o navegador paulista  também trabalha em terra firme, seja na empresa Amyr Klink Projetos Especiais, onde constrói barcos e veleiros sob encomenda, ou realizando palestras onde trata de assuntos como planejamento estratégico, gerenciamento de risco, qualidade e trabalho em equipe ou simplesmente o relato de suas aventuras pelos mares a bordo do veleiro Parati.

Durante a abertura da 12ª Convenção do Comércio e Serviços do Rio Grande do Norte, o navegador que foi convidado para ministrar a palestra “Procura-se talentos”, deixou bem claro que não acredita na premissa que se “nasce talentoso”. Para Klink, o talento é possível a qualquer pessoa, desde que se ofereçam as condições necessárias ao seu desenvolvimento. E essa possibilidade ele só enxerga de uma forma: numa educação de qualidade.
Numa conversa com a imprensa, Amyr disse acreditar no potencial notório do brasileiro que precisa sim, ser valorizado e capacitado através de uma escola onde se ofereça  oportunidades de criação. Ele conta que procura pessoas sem nenhuma perspectiva de futuro e treina na sua empresa, na construção de barcos e a maior recompensa é encontrar depois de três ou quatro anos, essa pessoa trabalhando em países como a China, recebendo um salário equivalente a de um médico de renome nacional. No trabalho que evita ser tachado de “social”, Amyr oportuniza aprendizado para alcoólatras, drogados e moradores de rua.
Para exemplificar seu pensamento, Amyr lembra o sistema de funcionamento da rede americana de fast food, McDonald’s. “Não gosto do McDonald’s, do setor produtivo dos Estados Unidos, mas eles valorizam a função de cada pessoa numa empresa”, quando estabelece que todos os funcionários precisam passar por todos os setores e funções para que possa aprender e valorizar a atividade do outro, ou seja, um gerente compreende o trabalho e sabe executar as funções de um copeiro. Nesse processo para o navegador, o respeito mútuo se estabelece sem uma gestão autoritária.

CAMINHO ERRADO
Com a vivência de quem percorre e conhece inúmeros países, o navegador afirma que o Brasil está caminhando na contramão principalmente no que se refere à escola (pública e privada) e a qualidade do ensino oferecido hoje. Ele afirma que é necessário um planejamento de pelo menos 50 anos e enfatiza que o individuo que não sabe falar pelo menos três línguas vai num futuro próximo ficar fora do mercado de trabalho. Ele disse que não compactua com essa premissa de que o “o país é pobre”, pois pobreza se encontra em lugares como o Oriente Médio e o “cinturão” africano e lamenta o crescimento desordenado do Brasil e a ineficiência dos serviços públicos. No entanto, acredita que essa situação possa ser revertida com um planejamento organizado do Governo para a educação e a qualificação profissional.
Ainda na linha de que ninguém nasce com talento, e sim com oportunidades, o navegador surpreende ao afirmar que o país perdeu “talentos” para o crime como Fernandinho Beira-Mar e Salvatore Carciola, que desenvolveram o talento de administrar “verdadeiras empresas” num submundo totalmente desorganizado.

NADA CAI DO CÉU
Afirmando que a questão financeira não é o principal eixo da sua vida, Amyr Klink disse que “se tivesse focado minha fica em ganhar dinheiro eu teria fracassado”, ressaltando mais uma vez a necessidade da dedicação e a “entrega da alma” no que se propõe a fazer. “Condeno o profissional que executa sua atividade apenas pensando num salário ao final do mês. É preciso ter algo a mais”. E num pensamento lógico, afirma que o dinheiro é apenas o resultado da dedicação ao trabalho. “Nada cai do céu. Não adianta achar que se ficar em casa esperando Deus vai mandar”, citando a importância de sair à procura e estabelecer metas.

Publicado no O Jornal de Hoje, Caderno de Economia, 31 de maio de 2008.

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