11.1 – Capacidade Técnica e Relações Humanas

Existem duas dimensões básicas na execução do trabalho. Uma delas é a preocupação com a produção, a outra é a preocupação com as pessoas. A parte do trabalho relativa à produção depende do know-how técnico a respeito de matérias como: contabilidade, matemática, auditoria, administração e outras. O Auditor deve ser tecnicamente competente. Porém quase tudo que fazemos exige que trabalhemos com outras pessoas. O Auditor Interno lida muito com pessoas e precisa delas para executar um bom trabalho. Um Auditor bem sucedido tecnicamente deve também ser competente para lidar com pessoas nos mais variados níveis, desde Diretores até simples funcionários.

Não existe conflito entre essas duas preocupações. Pelo menos não deveria existir. Mas algumas pessoas erroneamente acreditam que não é possível atingir um bom resultado técnico sem pressionar alguém para obter resultados.

Essas pessoas tendem a pensar:

· Executarei o meu trabalho mesmo que eu tenha que intimidar outras pessoas para fazê-lo, ou:

· Não permitirei que as exigências de apresentar certa produção interfiram no meu relacionamento com as quais tenho que trabalhar, ou:

· Manterei um acordo com as pessoas com as quais tenho que trabalhar: recuarei onde for necessário para evitar ofendê-las.

Na verdade, nós devemos encontrar uma maneira de executar o trabalho dentro dos prazos determinados apresentando um produto tecnicamente correto e principalmente manter um bom relacionamento com as pessoas das áreas auditadas.

Caso contrário teremos o trabalho frustrado por informações incorretas, irreais e sem fundamento.

Alguns auditores podem obter esta cooperação dos auditados através da força da própria personalidade ou através de uma postura de empatia que faz com que as pessoas sintam vontade em prestar informações.

Mas, todos os auditores devem ter bem claro em suas mentes a arte e ciência da comunicação, bem como a máxima “o que abre ou o que fecha os canais de comunicação”.

A verdade é que tudo o que fazemos o nosso comportamento, a nossa maneira de vestir, a nossa aparência pessoal e nossos hábitos, sempre, comunicam alguma coisa.

Uma escolha infeliz de palavras, de se arrumar ou de se expressar, que seja conflitiva com as expectativas do auditado pode ser interpretado por ele de uma maneira completamente diferente daquilo que esperávamos, criando um obstáculo desnecessário à execução do trabalho.

– Barreiras na Comunicação

Todo auditor naturalmente já sentiu na própria pele o desgaste causado por aquele esforço em contornar situações embaraçosas encontradas durante o trabalho: o documento pedido há duas semanas não é encontrado, o gerente que não tem tempo para atendê-lo, informações incompletas, etc…

Mas qual será o motivo causador dessas situações? Quem será o responsável por essas situações: o auditor ou o auditado?

A lista de motivos que podem atrapalhar o relacionamento entre o auditor e o auditado é enorme:

11.2.1 – O Medo do Auditado

O auditor é freqüentemente temido pelo auditado. Ele representa na mente de muitos administradores e seu pessoal, um crítico, uma ameaça a sua segurança. É um desconhecido que pode afetar negativamente seu status individual, o bem estar e seu serviço.

Quando se encontra a primeira vez com o auditor, a idéia inicial do auditado é de impressionar o auditor, evitando um ataque antecipado. O comportamento do auditado é ficar na defensiva até que o auditor, deliberadamente, mas com discernimento, rompa a barreira dessa defensiva.

11.2.2 – Atitude de Superioridade por parte do Auditor

Isso pode levar o auditado a pensar que o auditor não precisa de ajuda de uma pessoa franca, que o auditor veio para competir e não colaborar com a área auditada.

Nesse caso, o auditado bloqueia ou esquece a finalidade da auditoria e concentra seu pensamento na competição com o auditor ao invés de lhe fornecer a informação necessária ao seu trabalho.

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Em várias ocasiões, temos a oportunidade de ler descrições de atribuições de auditores internos em pesquisas assinadas por entidades renomadas nesse ramo, utilizadas por muitas empresas como subsídio à sua política pessoal.

A simples leitura dessas atribuições leva ao entendimento de que a atuação dos auditores internos tem o enfoque ainda hoje, de policiamento de fraudes, fiscalização de cumprimento de normas, conferência de despesas e verificação de documentos comprobatórios. Ainda mais: em boa parte das descrições, o trabalho do auditor interno parece restrito ao campo contábil.

A moderna postura da auditoria interna, qual seja a de ação a nível de assessoria gerencial à alta administração das empresas, com atuação sistêmica nos incontáveis ramos do fluxo de informações não é encontrado nas descrições que temos visto.

O objetivo final dos modernos auditores internos, que é a formação de opinião a respeito de critérios, procedimentos, métodos de quantificação, tempo gasto nas operações, etc.; não é destacado.

A procura de pontos de simplificação, de racionalização de custos de segurança nas informações para fins decisórios, sequer são mencionados.

A busca de irregularidades, a constatação de divergências e a identificação e apuração de fraudes e desvios aparecem, geralmente identificadas como objetivos primeiros dos auditores internos. 

Além destas distorções conceituais e de postura, a situação fica mais difícil quando procuramos descrições das atribuições por níveis de auditores internos.

As atribuições de auditores internos juniores, plenos, seniores, supervisores ou gerentes apresentam-se quase sempre incompletas.

Sem a pretensão de fixar lei, parece-nos oportunos apresentar a nossa versão das atribuições dos níveis mais comuns de auditores internos:

6.3.1 – Auditor Junior

·          Executa passos mais simples do programa de trabalho;

·          Coleta e anota dados nos Papéis de Trabalho, conforme orientação e atribuição dos Auditores Pleno e Sênior;

·          Procede ao levantamento de procedimentos simples e elabora Papel de Trabalho descritivo ou fluxografado;

·          Elabora sumário de volumes destinados à quantificação de amostras a serem selecionadas nos testes do trabalho;

·          Executa testes simples com base em programa de ação desenvolvendo pelos auditores pleno e sênior, realizando verificações em documentos, saldos de contas, bens e valores em operações que estão sendo auditadas, etc.;

·           Obtém, e posteriormente devolve às áreas auditadas, documentos necessários à realização dos testes de auditoria;

6.3.2 – Auditor Pleno

·          Recebe supervisão do Auditor sênior em suas atividades, seja de levantamento de procedimentos, definição ou execução de testes de validação e transacionais;

·          Acompanha atuação do auditor Júnior, visando sincronia de atividade;

·          Auxilia auditor sênior na definição de programa de ação, a partir do que está estabelecido no programa Anual de Auditoria Interna;

·          Elabora levantamento de procedimentos e confecciona Papel de Trabalho correspondente, na forma descritiva ou fluxografada;

·          Executa testes de validação e de transação de acordo com programa de ação estabelecido;

·          Emite pareceres intermediários a respeito de enfoques examinados;

·          Estabeleça a adoção de plano de amostragem, aplicada ao sumário de volume;

·          Observa o cumprimento de normas, procedimentos internos e determinações legais nos enfoques examinados;

·          Formula recomendações a nível de Papel de Trabalho, com relação a pontos de racionalização, simplificação, fortalecimento do controle interno, segurança das informações, irregularidades ou divergências observadas nos enfoques examinados;

·          Auxilia auditor sênior na avaliação de desempenho do auditor júnior;
(…)

A Auditoria examina os bens, obrigações e documentos, com o objetivo de validar os saldos que constam no Balanço, emitindo ao final do trabalho o parecer acerca da adequação das Demonstrações Contábeis, face aos princípios fundamentais da Contabilidade e legislação pertinente.

É obrigação do auditor comunicar a administração da entidade auditada os erros ou fraudes encontrados, indicando os possíveis responsáveis, e sugerir medidas corretivas informando sobre possíveis efeitos no parecer.

Porém não pode ser responsabilizado pela prevenção de fraudes ou erros. Entretanto, deve planejar seu trabalho avaliando o risco de sua ocorrência, de forma a ter grande probabilidade de detectar aqueles que impliquem efeitos relevantes na sua manifestação sobre os trabalhos realizados.

Portanto, a contratação de uma Auditoria Independente proporcionará à empresa maior segurança quanto aos saldos consignados na Contabilidade, bem assim a detecção de fraudes e erros. Além disso, a Auditoria previne incorreções trabalhistas, previdenciárias, tributárias, evitando o pagamento a maior ou indevido de tributos e verbas trabalhistas.

Além da tranqüilidade ao sócio e ao Administrador da empresa quanto à adequação da Contabilidade na sua administração, em eventual questionamento judicial o Auditor responde civil e criminalmente sobre o trabalho de Auditoria realizado na empresa, sendo responsabilizado perante aos sócios e terceiros pelos seus erros, negligências, falhas ou fraudes.

Conforme art. 1.070 do Novo Código Civil – Lei 10.406/2002, a empresa que constituir o Conselho Fiscal, este poderá escolher para assisti-lo no exame dos livros, dos balanços e das contas, contabilista legalmente habilitado, mediante remuneração aprovada pela assembléia dos sócios.

O próprio Código Civil recomenda a contratação de um Auditor, porém não o exige.

Saiba mais sobre Auditoria: http://www.maph.com.br/index.php?cPath=22