A Auditoria Gerencial visa evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS E CRISES nas empresas mediante o fortalecimento e verificação dos: Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo de pagamentos: autorizações, solicitações de compras, ordens de compras, recebimentos das mercadorias, funções do Contas a Pagar e pagamentos (emissão de cheques, segregações de funções, conferências, etc.). Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo de recebimento: pedido do cliente, faturamento, crédito e cobrança, expedição, contas a pagar, recebimento, contabilidade e auditoria. Controles internos envolvendo o ciclo de produção da empresa. Controles internos gerais de Contabilidade, Reconciliações bancárias, Segurança, Seguros Serviços administrativos e Sistemas. Controles e segurança de informação, medidas a serem tomadas objetivando evitar ataques de vírus, códigos hostis, ameaças físicas, tornando seguros os dados de informação, bem como medidas de segurança de rede, da WEB e de e-mails. Controles internos na área tributária, DCTF, Declaração de Renda, Lucro Real e retenções de IRRF, INSS, ISS, PIS e COFINS.

 

I – CONCEITO

Auditoria Gerencial consiste em avaliar as ações gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional das empresas, com a finalidade de emitir uma opinião sobre a gestão quanto aos aspectos da eficiência, eficácia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando auxiliar a administração na gerência e nos resultados, por meio de recomendações que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial.

É uma revisão sistemática das atividades de uma organização ou de um segmento em relação aos objetivos específicos, para avaliar desempenho; identificar oportunidades com vistas a melhoria; e desenvolver recomendações, para melhorar ou promover o desempenho.

 

II – OBJETIVOS

Comprovar a conformidade às diretrizes, políticas, estratégias e ao universo normativo; Avaliar os controles internos; Identificar procedimentos desnecessários ou em duplicidade e recomendar sua correção; Identificar as áreas críticas e riscos potenciais e proporcionar as bases para sua solução; Melhorar o desempenho e aumentar o êxito das organizações por meio de recomendações oportunas e factíveis; Avaliar as medidas adotadas para a preservação dos ativos e do patrimônio e para evitar o desperdício de recursos; Aferir a confiabilidade, segurança, fidedignidade e a consistência dos sistemas administrativos, gerenciais e de informações; Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio do seu atingimento, quando houver; Identificar áreas que concorrem para aumento e/ou diminuição de custos e/ou receitas; Recomendar e assessorar a implantação de mudanças.

 

III. NATUREZA DA AUDITORIA

A auditoria não usurpa as funções administrativas de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Mesmo a função administrativa Controle permanece sob a responsabilidade do gestor, em face de disponibilidade da auditoria. Cabe ao administrador verificar o andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo que tem em vista: objetivos, metas, orçamentos, etc. Detectados resultados inadequados ou menos favoráveis ao alcance daqueles objetivos, caberá sempre ao administrador a tomada de medidas corretivas atuais e futuras. O controle normalmente se faz mediante avaliação, comparação e extrapolações para a verificação de tendências.

É de se supor que uma atividade de fluxo contínuo, por exemplo, o consumo de energia elétrica, ocorra proporcionalmente a um duodécimo do orçamento anual a cada mês do exercício contábil. Disparidades observadas por comparação poderão ser corrigidas caso existam controles formais. Cabe ao auditor apontar a inexistência desses controles, alertando para a impossibilidade de correção quando do esgotamento do exercício.

A auditoria é por natureza uma função de assessoramento, aponta independentemente uma falha no sistema, sugestiona, mas não interfere nas decisões e atos da empresa. Não pode, portanto ser responsabilizada pelas falhas e erros, salvo se não tiver cumprido sua função de alertar sobre a inexistência de controle específico.

A auditoria não tem poder de mando ou de decisão. Expõe, orienta, aconselha, emite parecer e opinião abalizada, exclusivamente, sobre o objeto de seu trabalho.

A Auditoria Gerencial, quer seja exercida por integrantes da organização, sem vínculo de subordinação com a área auditada, ou terceirizada, desde que a empresa de auditoria não seja economicamente dependente de sua cliente, é um instrumento de assessoria ao administrador.

A auditoria trabalha totalmente baseada em amostragens estatísticas, mediante as quais o exame e a análise de determinado número de transações são suficientes para auferir um índice de certeza de correção. A auditoria gerencial adianta a tendência de se alcançar ou não os objetivos a despeito da correção formal. Leva em conta fatores como desperdício, ausência de controle, ofensas a princípios contábeis, tais como o da segregação de funções.

O Controle Interno é exercido por órgão da estrutura interna, ou mediante contratação, com objetivos transcendentes ao cumprimento da lei. Almeja “proteger os bens, conferir a exatidão e a fidelidade dos dados contábeis, promover a eficiência e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas”, conforme preceitua o AICPA.

Assegurada a existência de controle e a obediência à lei, a Auditoria Gerencial concentra-se na economicidade em busca da eficiência e da eficácia.

Como requisitos da Auditoria Gerencial inclui-se o planejamento adequado, a seleção das áreas, setores ou atividades a serem examinados, a escolha correta dos indicadores que são formas de representação quantificável de características de produtos e processos, utilizados para acompanhar e melhorar resultados ao longo do tempo.

 

PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA GERENCIAL

 

Exame Físico

 

Exame físico geralmente envolve a medição da quantidade de um ativo ou a determinação de sua qualidade comparada com um padrão pré-determinado. A técnica pode ser utilizada na procura de provas negativas como o exame de evidências de falta ou avaria de bens.  

Exame físico é freqüentemente usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles relativos à segurança de quantidades físicas ou qualidade de bens tangíveis. A evidência é coletada sobre itens tangíveis. Materiais, por exemplo, são freqüentemente um objeto desta forma de teste de auditoria.

 

A confiabilidade da evidência obtida por este método dependerá da habilidade do auditor em evitar erros de observação.

 

OBSERVAÇÃO

 

Os elementos da observação são:

 

  • identificação da atividade específica a ser observada; -  observação da sua execução;

  • comparação do comportamento observado com os padrões; e -  avaliação e conclusão.

 

Normalmente, a observação serve a objetivos como a verificação da performance de vários procedimentos de controle. Na profundidade que o auditor pode observar atividades suspeitas na entidade auditada, o exame deve ser aproveitado também como um teste da eficácia dos procedimentos de controle.  

Usualmente, a observação é importante quando ela pode ser economicamente empregada. Além disso, a confiabilidade da evidência derivada deste método depende do conhecimento especializado do auditor dada a complexidade das atividades sob exame.

 

ENTREVISTAS

 

ENTREVISTA ORAL COM O AUDITADO

 

Este tipo de evidência é a mais fácil de ser obtida, porém tende a ser a de menor confiabilidade. Em geral, todas as declarações do auditado relacionadas aos itens materiais devem ser corroboradas com outras evidências.

 

A entrevista pode ser usada de diferentes maneiras: -como significado da determinação da natureza do sistema de controle sob exame; -para obter explanações sobre itens não usuais descobertos durante a coleta de outras evidências; e -para extrair informações que de outra maneira não seria possível.

 

A confiabilidade da entrevista oral depende da objetividade e do conhecimento do funcionário que fornece a informação. Adicionalmente, a competência do entrevistador (conhecimento, tato, objetividade e bom senso) é crucial para a relevância desta técnica.

 

ENTREVISTA ESCRITA COM O AUDITADO

 

Tipicamente, esta técnica é usada no contexto da auditoria no estágio escrito do relatório, quando o auditado é requisitado a comentar, por escrito, sobre a validade de fato das declarações do relatório de auditoria.

 

É útil para assegurar que cada evidência é obtida:

 

  • para servir como uma conferência final em defesa da interpretação dos fatos pelo auditor;

  • para assegurar que o auditado compreendeu as conclusões do auditor; e – para ajudar na ênfase da responsabilidade do auditado de tomar providências sobre os achados.

 

ENTREVISTA COM TERCEIROS

  Neste, terceiros incluem todas as pessoas de fora da organização auditada.

 

Podem ser incluídos:

 

  • funcionários do mesmo órgão, mas de fora da unidade auditada ( desde que provado que são realmente independentes do auditado );

  • funcionários de outros órgãos; e

  • especialistas não incluídos nos grupos acima descritos.

  A evidência proveniente de terceiros é geralmente considerada mais confiável que a evidência gerada pelo auditado. Confiabilidade, entretanto, depende da integridade, competência e independência do terceiro e da retidão e eficácia da comunicação do auditor. Auditores internos devem ser particularmente cuidadosos com o possível conflito de interesses entre o auditado e os terceiros, já que essa situação diminuiria a utilidade da entrevista com terceiros.

 

Entrevistas feitas diretamente com usuários dos serviços do auditado ou com especialistas freqüentemente são meios úteis de coleta de evidência confirmativa. Na utilização de especialistas, entretanto, o auditor deve:

 

  • estabelecer a competência do especialista referente à qualificação e reputação;

  • assegurar que a comunicação com o especialista seja efetiva, estabelecendo de forma clara o escopo do trabalho requerido;

  • assegurar que o especialista explique hipóteses e métodos; e

  • rever o trabalho do especialista uma vez terminado e testar a sua razoabilidade.

 

Exame minucioso/Atestação

 

Exame minucioso é a verificação de uma determinada ação pelo exame de documentos fontes correlatas que fornecem a prova necessitada. Esta técnica pode ser usada para comparar a ação sob consideração com fatos documentados e para investigar as diferenças.

  Atestação envolve a pesquisa de dados para determinar itens importantes que requeiram investigação adicional. Geralmente, essa técnica é usada para fornecer a segurança de que os controles estão operando eficazmente, como, amparado pela ausência de circunstâncias duvidosas que sugeririam possíveis deficiências. A relevância deste tipo de evidência é largamente dependente do conhecimento e experiência do observador.

 

Análise

 

Neste documento, relaciona-se revisão analítica à análise do sistema sob controle para a obtenção de evidência à eficácia do sistema de controle ou como um modo para identificação de causas e efeitos de controles deficientes.

 

Geralmente, a revisão analítica envolve a comparação de tendências normais na entidade sob exame com resultados esperados. A relação advinda desta comparação deve ser razoavelmente explanada, de outra maneira haverá provavelmente a necessidade de coletar evidências adicionais para clarear ilógicas ou inesperadas relações que parecem existir.

 

Correlação

 

Esta técnica procura a consistência mútua entre diferentes amostras de evidência. É usada para fornecer evidência confirmativa a qual incrementa a persuasão da prova do auditor.

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